Privacyverklaring van de SOK
1. Uitleg
De verwerking van uw persoonsgegevens dient te gebeuren in overeenstemming met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679, hierna AVG), de e-Privacy verordening (ePV 34.670, E) en eventuele andere wet- en regelgeving daaraan stelt.
In de onderstaande privacyverklaring wordt in detail uiteengezet hoe met uw persoonsgegevens wordt omgegaan, inclusief registreren en verwerken.
De Studiegroep Onderaardse Kalksteengroeven (SOK) is geen zelfstandig rechtspersoon, maar een onderdeel van het Natuurhistorisch Genootschap in Limburg (NHGL). Uit historisch oogpunt opereert de SOK echter grotendeels onafhankelijk waar mogelijk.
Het NHGL is verantwoordelijk voor alle financiële zaken, de SOK voor de inhoud van de publicaties en georganiseerde activiteiten. De ledenadministratie wordt gedeeld voor zover dit nodig is. Dit brengt dus met zich mee dat er een dubbele privacyregeling geldt: een voor de SOK en een voor het NHGL.
2. Organisatiegegevens
De Studiegroep Onderaardse Kalksteengroeven (SOK), vertegenwoordigd door het koninklijk Natuurhistorisch Genootschap in Limburg (NHGL) als rechtspersoon.
| Loading... |
3a. Welke gegevens heeft de SOK van u nodig?
Zowel de SOK alsmede het NHGL maken gebruik van de onderstaande persoonsgegevens van u als lid.
3a.1. Uw NAW-gegevens (voor- en achternaam, straat, postcode, woonplaats),
3a.2. Uw e-mailadres,
3a.3. Uw telefoonnummer,
3a.4. Uw geboortedatum.
3b. Welke gegevens verwerkt de SOK nog meer?
Wij registreren hulpaanvragen, aan welke activiteiten u meedoet die de SOK organiseert, indien u zich aanmeldt voor digitale communicatie (bijv. nieuwsbrief of digitale publicatie), indien u zich aanmeldt als vrijwilliger, of u erkend bergloper bent, lopende projecten, binnengekomen (e)-post, gespreksverslagen en andere zaken om uw gegevens actueel te houden.
3c. Betaalgegegevens
Uw bankgegevens zijn alleen bekend bij de ledenadministratie van het NHGL.
4. Waarom heeft de SOK deze gegevens van u nodig?
☀ Op de eerste plaats om u te kunnen inschrijven als lid. Onder lid wordt verstaan: u heeft de benodigde aanmeldingsformulieren ingevuld, heeft daarbij ook aangegeven lid te worden van de SOK, bent akkoord gegaan met alle vermelde voorwaarden waaronder deze privacyverklaring, heeft de contributie reeds overgemaakt en uw aanmelding is door ons verwerkt in de ledenadministratie.
☀ De onder punt 3a vermelde gegevens gebruikt de SOK vervolgens als volgt:
● Bij 3a.1: voor ledenadministratie en om onze publicaties aan de leden te kunnen toesturen via de post. Ook wordt de naam van een lid vermeld bij een publicatie, aangezien de SOK geen anonieme artikelen publiceert, een index van artikelen kan openbaar benaderbaar zijn op de SOK-website.
Van oudsher worden de NAW-gegevens ook vermeld in de SOK-Info bij aanvang lidmaatschap, en indien er een ingestuurd artikel wordt gepubliceerd in de SOK-Mededelingen.
- Wanneer een lid een aanvraag doet voor de cursus erkend berglopen, dan worden NAW-gegevens doorgegeven aan de Provincie Limburg, aangezien dit een wettelijke vereiste is voor het mijnbouwbesluit.
- Wanneer een lid een aanvraag doet onderzoek op terrein van vereniging Natuurmonumenten, dan dient de aanvrager NAW-gegevens door te geven aan deze derde partij.
● Bij 3a.2: voor ledenadministratie en om onze leden op de hoogte te houden van nieuws, digitale publicaties toe te zenden, oproepen te melden en om bestuurlijke mededelingen door te geven.
Ook kan het emailadres van een lid worden vermeld in een publicatie, nadat een lid een artikel of oproep indient, om zodoende informatie uit te kunnen wisselen of een recensie/feedback kan ontvangen over het gepubliceerde stuk.
Wanneer een lid een aanvraag doet onderzoek op terrein van vereniging Natuurmonumenten, dan dient de aanvrager een emailadres door te geven aan deze derde partij.
● Bij 3a.3: voor ledenadministratie en voor belangrijke bestuurlijke mededelingen of dringende vragen. Ook wordt het telefoonnummer van de voorzitter, ledenadministratie, en redactie vermeld in de SOK-Info. Tenslotte vermelden we ook het telefoonnummer van enkele gelieerde partijen: het bestuur van de Stichting Ir. D.C. van Schaïk en hun groevebeheerders, en van vereniging Natuurmonumenten (toezichthouder en boswachter). Dit heeft als doel het melden van eventuele calamiteiten, inbraken, vernielingen of afspraken over toegang tot een groeve.
Wanneer een lid een aanvraag doet voor onderzoek op terrein van vereniging Natuurmonumenten, dan dient de aanvrager een telefoonnummer door te geven aan deze derde partij.
☀ Bij 3a.4: Wanneer een lid een aanvraag doet voor de cursus Erkend Berglopen, dan wordt de geboortedatum doorgegeven aan de Provincie Limburg, aangezien dit een wettelijke vereiste is voor het mijnbouwbesluit. Als SOK-lid krijg je automatisch een uitnodiging voor deze cursus.
☀ De onder punt 3b vermelde gegevens gebruikt de SOK indien van toepassing voor het functioneren van de organisatie en/of het aangevraagde doel.
5. Verwerking gegevens
Een organisatie moet een wettelijke grondslag hebben om uw gegevens te mogen verwerken. Wij baseren ons op de volgende wettelijke grondslagen:
Toestemming van de betrokken persoon, uitvoering van een overeenkomst, het algemeen belang, een gerechtvaardigd belang en reeds geopenbaarde gegevens (bijv. een publicatie).
7. Met wie worden uw persoonsgegevens binnen de SOK of het NHGL gedeeld?
De personen vermeld onder de sectie "Studiegroep → Bestuur" van de SOK-website hebben toegang tot de gegevens vermeld onder punt 3a en 3b. Het bestuur staat ook vermeld in de SOK-Info op pagina 1, evenals de staf, redactie en administratie. Alleen de NHGL-administratie heeft toegang tot punt 3c.
Het is tevens van belang om te weten dat sinds de oprichting van het NHGL in 1912 sociale contacten en interactie als essentieel worden beschouwd.
Het streven is om kennis uit te wissen door middel van onderlinge relaties. Communicatie tussen de leden onderling wordt daarom van oudsher reeds aangemoedigd.
Met wederzijdse toestemming kunnen daarom gegevens tussen leden onderling worden uitgewisseld. Het SOK-bestuur vervuld dan de rol van intermediair.
8. Met welke derden deelt de SOK of het NHGL persoonsgegevens?
● Persoonsgegevens worden alleen aan derden verstrekt wanneer dit strikt noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze taken, zoals het versturen van verzendlabels (de drukker) en bij het NHGL het innen van de contributie (de bank), of met uw toestemming, of op grond van een wettelijke grondslag.
● Voor- en achternaam kunnen op de SOK-website vermeld worden, wanneer een persoon door middel van publicatie in de openbaarheid treedt (voorbeeld: het artikeloverzicht van SOK-Mededelingen en SOK-Info).
● Wanneer een lid een aanvraag doet voor onderzoek op terrein van vereniging Natuurmonumenten, dan dient de aanvrager NAW-gegevens, emailadres en een telefoonnummer door te geven aan deze derde partij.
● Wanneer een lid zich voor cursus erkend berglopen heeft aangemeld en deze ook met succes heeft afgerond, dan worden NAW-gegevens en geboortedatum doorgegeven aan de Provincie Limburg, aangezien dit een wettelijke vereiste is volgens de handreiking van het mijnbouwbesluit uit 2011.
● Tevens kunnen externe organisaties waarmee een verwerkersovereenkomst is afgesloten (bijvoorbeeeld stichting RRB of de Van Schaïkstichting) een lijst opvragen met voor- en achternaam van personen die gecertificeerd zijn als erkend bergloper, om zodiende een toelatingsbeleid te kunnen toepassen in overeenstemming met het mijnbouwbesluit uit 2011.
● Voor de SOK-update, onze digitale nieuwsbrief, maken wij gebruik van het platform van Laposta. Deze derde partij werkt conform de AVG. Voor meer informatie kunt u ook nog eens kijken naar hun privacyverklaring. Mocht u desondanks toch nog bezwaren hebben tegen het delen met dit platform, dan kunt u dit kenbaar maken bij het secretariaat of bestuur.
9. Bewaartermijn van uw gegevens
9a. De gegevens onder punt 3 worden bewaard gedurende de periode van uw lidmaatschap. Indien u uw lidmaatschap beëindigd, dan worden uw gegevens verwijderd, uiterlijk een jaar na beëindiging van uw lidmaatschap (uitgezonderd wettelijke bewaartermijnen en de vermelding onder 9b, 9c, 9d).
9b. Uw naam blijft bewaard in items met een openbaar karakter, zoals publicaties (auteurschap).
9c. Mogelijk blijft uw naam bewaard in items met een niet-openbaar karakter (alleen zichtbaar voor het bestuur c.q. administratie), zoals lijsten van bijeenkomsten, zoals in (handgeschreven) gastenboeken en deelnemerslijsten aan excursies om vergelijkingen te kunnen maken in deelname aan activiteiten, in lijsten met de vervulde functies in bestuur van kringen, studiegroepen, bestuur, redactie en/of staf, alsmede de historische ledenadministratie.
9d. Indien u zich heeft aangemeld voor de Erkend bergloperscursus, dan blijft uw naam, emailadres en geboortedatum geregistreerd in een aparte administratie, voor de geldigheidsduur van het betreffende certificaat + 1 jaar. Dit heeft als doel u een herinnering te kunnen versturen wanneer de geldigheid van het certificaat (10 jaar) dreigt te verlopen. Wenst u geen herinnering meer te ontvangen, dan kunt u dit aangeven bij de administrator van deze cursus.
10. De AVG-privacy rechten
U kunt bij ons ten allen tijde uw rechten in het kader van de AVG laten gelden. U benaderd ons hiervoor via de emailadressen vermeld bij punt 2.
U heeft de volgende rechten onder de AVG:
● A: Het recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van persoonsgegevens): u kunt ons vragen om uw gegevens digitaal aan te leveren bij een andere organisatie. Het gaat hier alleen om digitale gegevens, die wij met toestemming van u verwerken.
● B: Het recht op vergetelheid: het recht om vergeten te worden. Dit houdt in dat wij in een aantal gevallen uw persoonsgegevens moeten wissen als u ons hierom verzoekt.
Let op: zonder uw toestemming kunnen we u niet langer voorzien van informatie of publicaties. Intrekken van uw toestemming betekent dus effectief het opzeggen van uw lidmaatschap en/of abonnement(en).
- 10.B.1. Niet meer nodig: de organisatie heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor de organisatie ze heeft verzameld of waarvoor de organisatie ze verwerkt.
- 10.B.2. Intrekken toestemming: u heeft ons eerder (uitdrukkelijke) toestemming gegeven aan de organisatie voor het gebruik van uw gegevens, maar trekt deze toestemming nu in.
- 10.B.3. Bezwaar: dit heeft te maken met direct marketing, hetgeen voor onze organisatie niet van toepassing is.
- 10.B.4. Onrechtmatige verwerking: de organisatie verwerkt de persoonsgegevens onrechtmatig. Bijvoorbeeld omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking.
- 10.B.5. Wettelijk bepaalde bewaartermijn: de organisatie is wettelijk verplicht om de gegevens na bepaalde tijd te wissen (zie punt 9).
Wanneer geldt het recht op vergetelheid niet?
- 10.B.6. De organisatie verwerkt de gegevens om een (wettelijk vastgelegde) taak van algemeen belang uit te oefenen.
- 10.B.6. De organisatie moet de gegevens in het algemeen belang archiveren.
● C: Het recht op inzage. Dat is uw recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken in te zien.
● D. Recht op rectificatie en aanvulling:
het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te wijzigen. Deze geeft u het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen of om persoonsgegevens aan te vullen.
● E. Het recht op beperking van de verwerking: Het recht om minder gegevens te laten verwerken. Dit recht geldt in situaties die voldoen aan de volgende criteria:
- 10.E.1. Gegevens zijn mogelijk onjuist: dan mogen wij deze gegevens niet gebruiken zolang wij nog niet gecontroleerd hebben of de gegevens wel kloppen.
- 10.E.2. De verwerking is onrechtmatig.
- 10.E.3. Gegevens zijn niet meer nodig: wij hebben uw persoonsgegevens niet meer nodig voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld. Maar u heeft de persoonsgegevens nog wel nodig voor een rechtsvordering. Bijvoorbeeld een juridische procedure waarbij u betrokken bent.
- 10.E.4. Betrokkene maakt bezwaar: dan moeten wij stoppen met deze gegevens te verwerken. Tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoeren die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van u. Zo lang nog niet duidelijk is of onze gronden zwaarder wegen, mogen wij uw gegevens niet verwerken.
● F. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering (oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten.)
Omdat wij altijd persoonlijke besluiten nemen binnen onze organisatie, is dit voor ons niet van toepassing.
● G. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking:
In een dergelijk geval moeten wij stoppen met deze gegevens te verwerken. Tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoeren die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van u. Zo lang nog niet duidelijk is of onze gronden zwaarder wegen, mogen wij uw gegevens niet verwerken.
Let op: zonder uw toestemming kunnen we u niet langer voorzien van informatie of publicaties.
● H. Ten slotte heeft u recht op duidelijke informatie over wat wij met uw persoonsgegevens doen. Vandaar dat wij zo duidelijk mogelijk proberen te omschrijven in deze privacyverklaring waarom wij uw persoonsgegevens nodig hebben, wat we hiermee doen, wat we registreren en wie er toegang hebben tot deze gegevens en hoe deze beveiligd worden.
11. Wat kunnen wij voor u betekenen, indien u ons geen persoonlijke (correcte en volledige) gegevens verschaft?
U heeft geen (wettelijke) plicht om uw persoonsgegevens met ons te delen. Wij kunnen u echter niet inschrijven als lid, u voorzien van publicaties, of laten meedoen aan activiteiten/projecten indien we geen juiste of volledige persoonsgegevens van u ontvangen.
12. Registratie mailinglijst
Wanneer u zich abonneert op de nieuwsbrief, digitale publicatie of bestuurlijke mededeling, dan geeft u ons toestemming om uw emailadres voor de genoemde doeleinden te gebruiken. U kunt zich op ieder gewenst moment uitschrijven door ons dit mondeling of schriftelijk te verzoeken.
13. Registratie als vrijwilliger
Als u zich opgeeft als vrijwilliger, dan geeft u ons toestemming om uw persoonsgegevens te gebruiken voor administratieve doeleinden. Op ieder gewenst moment kunt u met uw vrijwilligerswerkzaamheden ophouden en ons verzoeken uw gegevens te wissen. Houdt echter ook rekening met punt 9.
14. Cookies
Wij verwerken op onze website mogelijk functionele en/of analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat door de browser op uw apparaat wordt geplaatst.
Met de informatie in deze tekstbestanden kunnen wij u bijvoorbeeld herkennen als u later nog een keer op onze website komt, voor statistische doeleinden en om de website te kunnen verbeteren. We bewaren met deze cookies onder andere de volgende informatie:
Welk apparaat u gebruikt, bijvoorbeeld een computer, telefoon of tablet, welke internetbrowser u gebruikt, geschatte locatie, hoelang u op onze website bent.
U kunt in uw browser instellen dat u geen cookies wenst op te slaan op uw computer, of een eerder opgeslagen cookies verwijderen, echter dit betekent wel dat u bepaalde functies verliest, zoals toegang tot de ledencontent.
15. Beveiligde verbinding website
Uw verbinding met onze website en het versturen van formulieren is versleuteld middels SSL (een beveiligingscertificaat). Zo kunnen onbevoegde derden de informatie die u met ons deelt tijdens de verbinding met de site niet inzien. Wij houden onze website en onze systemen up-to-date en beveiligd en controleren regelmatig op onregelmatigheden.
16. Social Media
De SOK is ook actief op Facebook. Deze derde partij kan los van de SOK ook persoonsgegevens van u verwerken, bijvoorbeeld uw IP-adres. Om na te gaan wat Facebook met uw persoonsgegevens doet, kunt u de privacyverklaring op hun pagina raadplegen: https://www.facebook.com/privacy/explanation .
De SOK of het NHGL draagt hiervoor geen enkele verantwoordelijkheid.
17. Klachten
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan horen wij dat zeker graag en zullen proberen om uw klacht naar tevredenheid op te lossen.
Zie hiervoor de contactpagina van onze website of de contactgegevens onder punt 2.
▲
